各部門(mén),、各單位：
為進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作,，確保2024年度各類檔案材料的完整收集,、規(guī)范整理和及時(shí)歸檔，充分發(fā)揮檔案在教學(xué),、科研,、管理等各項(xiàng)工作中的重要作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī),，結(jié)合《河南中醫(yī)藥大學(xué)檔案管理暫行辦法》的要求,，現(xiàn)將我校2024年檔案移交工作有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一,、歸檔范圍
2024年1月1日至12月31日學(xué)校在教學(xué)、科研,、管理和其他各項(xiàng)工作,、活動(dòng)中形成的具有歷史保存價(jià)值的文件材料，包括文件,、報(bào)表,、聲像、實(shí)物,、電子檔案等不同形式,、載體的材料。主要包括：
1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與學(xué)校有直接關(guān)系并需貫徹執(zhí)行的文件材料,。
2.校黨委,、校行政發(fā)文、會(huì)議記錄,、會(huì)議紀(jì)要,、工作總結(jié)、工作計(jì)劃及各部門(mén)的工作總結(jié)與工作計(jì)劃等,。
3.學(xué)校各部門(mén)以學(xué)校名義與外單位簽訂的協(xié)議,、合同等（注：凡加蓋學(xué)校公章的協(xié)議、合同等原件,，必須歸檔）,。
4.學(xué)校各部門(mén)的各種年度報(bào)表及統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等，包括：基層報(bào)表,、科研成果,、招生人數(shù)、招生錄取表,、學(xué)生信息卡,、畢業(yè)生成績(jī)單、基本建設(shè)情況,、財(cái)務(wù)賬簿,、固定資產(chǎn)等。
5.學(xué)校的各種出版物,，包括：學(xué)術(shù)雜志,、校報(bào)等。
6.學(xué)校舉辦重大活動(dòng)和應(yīng)對(duì)突發(fā)事件所形成的材料,，包括黨代會(huì),、教代會(huì)、運(yùn)動(dòng)會(huì)、開(kāi)學(xué)典禮,、畢業(yè)典禮、慶祝教師節(jié)等所形成的文字,、圖片,、聲像等資料。
7.學(xué)校各部門(mén)圍繞本科教學(xué)工作合格評(píng)估整改,、重點(diǎn)學(xué)科,、專業(yè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)及申請(qǐng)碩士,、博士學(xué)位重點(diǎn)立項(xiàng)培育單位等相關(guān)材料,。
8.以學(xué)校名義獲得的廳級(jí)以上證書(shū)、獎(jiǎng)牌,、獎(jiǎng)杯,、錦旗、重要題詞以及校際交流中獲贈(zèng)的具有保存價(jià)值的實(shí)物等應(yīng)隨相關(guān)紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔,。
9.電子文件,、照片、錄像等各種載體文件材料應(yīng)隨相應(yīng)紙質(zhì)文件材料同時(shí)歸檔,。
10.其他應(yīng)歸檔的文件材料（詳見(jiàn)附件1《河南中醫(yī)藥大學(xué)文件歸檔范圍》）,。
11.2024年以前因特殊原因未及時(shí)歸檔須補(bǔ)充歸檔的文件材料，請(qǐng)整理好后一并歸檔,。
二,、工作要求
1.檔案工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分，是各單位,、各部門(mén)工作成績(jī)的歷史見(jiàn)證,。高質(zhì)量做好檔案移交工作是各單位、各部門(mén)應(yīng)盡的職責(zé),，要高度重視檔案移交工作,，明確分管領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任人，集中時(shí)間和精力,，嚴(yán)格對(duì)照歸檔要求,，做好各類檔案的移交工作，確保按時(shí)完成檔案移交任務(wù),。
2.各部門(mén),、各單位兼職檔案員要本著對(duì)學(xué)校歷史高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，做好2024年各類檔案的收集移交工作,，以確保學(xué)校檔案的完整性,。
3.各部門(mén)、各單位將經(jīng)過(guò)初步整理的檔案資料移交到學(xué)校檔案館時(shí),，須同時(shí)填寫(xiě)并打印“2024年度檔案資料移交清單”（見(jiàn)附件2）,，清單一式兩份,，單位領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章后，連同檔案資料一并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案館,，經(jīng)檔案人員逐項(xiàng)驗(yàn)收無(wú)差錯(cuò)后,，雙方簽字并各持一份備查。
4.文件類的歸檔材料以“件”為單位歸檔,，OA辦公系統(tǒng)中形成的電子文件要求紙質(zhì),、電子雙套制歸檔。
5.報(bào)表,、名冊(cè),、圖冊(cè)等已裝訂并符合裝訂要求的材料，以冊(cè)（本）為單位移交,。
6.歸檔材料須是原件,，復(fù)印件原則上不得歸檔。
7.合同,、協(xié)議：原件確保該合同或協(xié)議印章,、簽字、日期完整有效,。
8.聲像檔案：錄音,、錄像光盤(pán)的外盒上應(yīng)貼上標(biāo)簽,并附有文字說(shuō)明，內(nèi)容包括事由,、時(shí)間,、地點(diǎn)、人物,；照片要求每張照片都做好文字說(shuō)明,，內(nèi)容包括事由、時(shí)間,、地點(diǎn),、人物。
9.實(shí)物檔案：標(biāo)明實(shí)物名稱,、獲得時(shí)間和頒贈(zèng)單位,。
10.電子檔案：標(biāo)明與紙質(zhì)檔案相符的標(biāo)題及時(shí)間。
三,、歸檔時(shí)間和移交地點(diǎn)
1.時(shí)間：即日起至2025年4月30日
2.地點(diǎn)：龍子湖校區(qū)俊學(xué)樓B207室
3.歸檔須知：
文書(shū)類檔案：請(qǐng)于2025年4月30日前移交進(jìn)館,。
學(xué)籍類檔案：在完成一個(gè)培養(yǎng)周期（即一屆學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)）當(dāng)年寒假前一次性歸檔。
財(cái)會(huì)檔案：當(dāng)年形成的檔案需由財(cái)務(wù)處臨時(shí)保管滿一年后,，再移交檔案館,。
科研（課題）類項(xiàng)目檔案：在項(xiàng)目完成，通過(guò)鑒定驗(yàn)收后2個(gè)月內(nèi)歸檔。
基建類檔案：在項(xiàng)目完成后三個(gè)月內(nèi)歸檔,。
四,、歸檔程序
1.歸檔材料移交時(shí)，交接雙方當(dāng)面清點(diǎn)核對(duì),，符合歸檔規(guī)范要求的進(jìn)行驗(yàn)收并辦理移交手續(xù),，不符合要求的由兼職檔案員整理好后再移交。
2.歸檔單位在移交歸檔材料時(shí)需提交《2024年度檔案資料移交清單》,，移交單一式兩份，交接雙方簽字并加蓋部門(mén)公章后各留存一份,。
3.電子檔案及歸檔材料移交清單的電子稿須同時(shí)發(fā)送至郵箱[email protected],。
4.未盡事宜請(qǐng)與檔案館檔案利用部聯(lián)系。聯(lián)系人：吳老師,、白老師,，聯(lián)系電話：55668158。
檔案館
2025年3月27日
